Postępowanie na zakup towarów do medycznych rezerw strategicznych i usług w zakresie utrzymywania tych rezerw poprzedzone jest rozeznaniem rynku, które przeprowadza się poprzez umieszczenie na stronie internetowej Agencji oraz BIP informacji o planowanych zakupach. Zainteresowani Oferenci w oparciu o powyższą informację dokonują Zgłoszenia udziału w postępowaniu.

Postępowanie prowadzone jest w drodze dwustopniowego zamkniętego przetargu, z zachowaniem przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych. W ramach prowadzonego postępowania Oferentom biorącym udział w postępowaniu, zostaną przekazane informacje niejawne, dotyczące asortymentu i ilości oraz miejsca dostawy (przechowywania) rezerwy, jak również inne informacje niezbędne do realizacji usługi przechowywania i wymiany rezerw strategicznych zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych

Agencja zaprasza do udziału w postępowaniu Oferentów, którzy przesłali Zgłoszenie udziału w postępowaniu oraz spełniają wymagania określone w ogłoszeniu, o którym mowa w pkt 1. Nie zaprasza się Oferentów, którzy realizując zamówienie w zakresie rezerw wyrządzili szkodę, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, jeżeli szkoda ta została stwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu wydanym w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania lub wobec których Agencja prowadzi postępowanie sądowe lub egzekucyjne w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy mającej za przedmiot rezerwy oraz tych, którzy wg posiadanych przez Agencję informacji nie są wiarygodni lub nie dają rękojmi należytego wykonania umowy zawartej w wyniku postępowania

Oferenci, którzy zgłoszą swój udział w postępowaniu i spełnią określone przez Agencję warunki, otrzymują od Agencji zaproszenie do złożenia oferty (I etap postępowania) oraz otrzymują warunki przetargu, w których m.in. określony jest opis przedmiotu zamówienia, tryb postępowania, warunki udziału w postępowaniu, wymagania dotyczące oferty, kryteria wyboru ofert, sposób przygotowania oferty, termin związania ofertą, wskazanie terminu i miejsca złożenia oferty, wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, wzór formularza oferty, projekt umowy, wymagane dokumenty. Na tym etapie postępowania dokonywana jest ocena, czy złożone oferty spełniają wymagania formalne określone w warunkach przetargu i nie podlegają odrzuceniu

W drugim etapie postępowania prowadzone są negocjacje warunków realizacji zamówienia, w szczególności negocjacje cenowe i negocjacje ostatecznej treści umowy z Oferentami, których oferty zostały przyjęte. Negocjacje mogą być prowadzone w drodze bezpośrednich rozmów lub w formie korespondencyjnej

Wymagania stawiane oferentom:

• Osoby reprezentujące Oferenta biorącego udział w postępowaniu, uczestniczące w czynnościach zmierzających do zawarcia umowy, w jej zawarciu oraz w wykonaniu, w zakresie związanym z dostępem do informacji niejawnych, muszą spełniać wymogi nałożone ustawą o ochronie informacji niejawnych tj. posiadać aktualne poświadczenie bezpieczeństwa osobowego lub upoważnienia uprawniające do dostępu do informacji o klauzuli „zastrzeżone” i być przeszkolone w zakresie ochrony informacji niejawnych zgodnie z zapisami ww. ustawy.
• Osoby, które nie posiadają ważnego poświadczenia bezpieczeństwa osobowego mogą złożyć (z odpowiednim wyprzedzeniem) wniosek o wydanie przez Prezesa RARS upoważnienia do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”. Wzór ww. wniosku dostępny jest na stronie internetowej Agencji: rars.gov.pl w zakładce informacje niejawne.
• W odniesieniu do dostaw produktów leczniczych lub zakupu usług związanych z utrzymaniem produktów leczniczych wymagane jest posiadanie przez Oferentów odpowiednio zezwolenia na wytwarzanie danego produktu lub zezwolenia na prowadzenie hurtowni farmaceutycznej obejmującego swym zakresem przedmiot zamówienia.
• Oferent musi zapewnić ochronę magazynu, w którym będzie przechowywana rezerwa strategiczna, w zakresie ochrony przed dostępem do magazynu osób nieuprawnionych oraz zabezpieczenie przechowywanej rezerwy przed kradzieżą, uszkodzeniem, zniszczeniem lub innym nieuprawnionym działaniem osób trzecich, z zastosowaniem ochrony fizycznej i zabezpieczeń technicznych dostosowanych do istniejących zagrożeń i posiadanej infrastruktury Oferenta.

W wybranych postępowaniach przetargowych Agencja żąda zabezpieczenia należytego wykonania umowy

Postępowanie unieważnia się jeżeli:

• żaden z przedsiębiorców nie spełnia wymagań określonych w warunkach przetargu
• wartość najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Agencja może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia
• Oferenci, których oferty zostały uznane za najkorzystniejsze nie wnoszą wymaganego zabezpieczenia lub uchylają się od zawarcia umowy
• nastąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży już w interesie Agencji

Umowy zawierane są na czas określony, a zawierane umowy mają charakter niejawny w rozumieniu ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych